Statuts et règlements / By-laws & Regulations




By-laws - Local 70155
Public Service Commission
of Canada
National Capital Region
as adopted January 12, 2011 
and as amended May 3, 2012
Règlements- Section locale 70155
Commission de la fonction
publique du Canada  
Région de la Capitale nationale
tels qu'adoptés le 12 janvier 2011
et modifiés le 3 mai 2012
Section 1
Name

This Local shall be known as Local 70155, Public Service Commission of Canada, National Capital Region of the Agriculture Union, Public Service Alliance of Canada (PSAC).
Article 1
Nom

Cette section locale sera connue sous le nom de Section locale 70155, Commission de la fonction public du Canada, Région de la capital nationale, du Syndicat de l’Agriculture, Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC).
Section 2
Aims and Objects
  1. It shall be the object of the Local to protect, maintain and advance the interests of members coming under its jurisdiction.
  2. The Local shall unconditionally subscribe to and accept as its governing documents the Constitution of the PSAC and the By-Laws of the Agriculture Union, PSAC.
Article 2
Buts et Objets
  1. La section locale aura pour objet de protéger, de maintenir et de promouvoir les intérêts des membres qui sont sous sa juridiction.
  2. La section locale se conformera sans condition aux Statuts et Règlements de l’AFPC et aux Statuts du Syndicat de l’Agriculture, et acceptera que ces documents régissent sa gouverne.
Section 3
Membership

Regular

The Local shall be composed of all members of the Agriculture Union in the locality as determined from time to time by the National Executive. The Local may, in the interests of the membership and more efficient operation,   be divided into groups on the basis of common class or geographical interests.


Associate

The Local may retain as associate members former members of the Local whose employment has terminated by:
  1. reaching the minimum statutory requirement age; 
  2. ill health, when such is certified as the reason for retirement, or 
  3. separation from their continued employment in the public service by reason of the abolition of positions
Associate members shall not be eligible for executive office in the Union, shall not have voice or vote in meetings of the Local but may be accorded such other privileges of membership for such length of time as may be provided by regulations under these By-Laws.
Article 3
Membres 

Réguliers

La section locale sera composée de tous les membres du Syndicat de l’Agriculture dans la région telle que déterminée périodiquement par l’Exécutif national. Une section locale peut, dans l’intérêt de ses membres et pour assurer un fonctionnement plus efficace, se subdiviser en groupes selon les intérêts communs de chaque groupe ou la localité géographique.

Membres Associés

La section locale peut conserver, comme membres associés, des anciens membres dont l’emploi a cessé du fait:
  1. qu’ils ont atteint l’âge réglementaire minimum pour la retraite,
  2. de leur mauvais état de santé, attesté comme motif de la mise à la retraite,
  3. de l’abolition de leur poste les obligeant à quitter leur emploi continu dans la fonction publique fédérale.
Les membres associés ne peuvent être élus à   un poste administratif d’une section locale, ni avoir droit de parole ou de vote aux assemblées, mais ils peuvent jouir des autres privilèges que confère la qualité de membre aussi longtemps que les Règlements des présents Statuts le prévoira.
Section 4
Membership dues
  1. The dues payable by each member of the Local shall not be less than that established in accordance with Sub-sections (1) and (2) of the Section 24 of the Constitution of the PSAC.
  2. The Local may have an additional amount of dues deducted if authorized by a two thirds (2/3) majority vote of the members present at any special or regular meeting after the total membership has been duly informed of the intent of the meeting. Such additional dues shall be collected by the Union in the manner prescribed by these By-Laws and rebated to the Local.
  3. The dues established in Paragraph (2) above may be changed by two thirds (2/3) majority vote of the members present at any special or regular meetings after the total membership has been duly informed of the intent of the meeting.
Article 4
Cotisation des Membres
  1. Les cotisations que doit verser chaque membre d’une section locale ne seront pas moindres que celles établies conformément aux sous-paragraphes (1) et (2) de l’article 24 des Statuts et Règlements de l’AFPC.
  2. La section locale peut percevoir un montant supplémentaire de cotisations si les membres présents à n’importe quelle réunion spéciale ou régulière l’y autorisent par un vote majoritaire des deux tiers (2/3), après que l’ensemble des membres eurent été dûment informés de l’objet de la réunion. De telles cotisations supplémentaires seront perçues par le Syndicat de la manière prescrite dans les présents Règlements et seront remboursées aux sections locales.
  3. Les cotisations établies conformément au paragraphe (2) ci-dessus peuvent être modifiées à condition que les membres présents à n’importe quelle réunion spéciale ou régulière en donnent l’approbation par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) après que l’ensemble des membres eurent été dûment informés de l’objet de la réunion.
Section 5
Membership meetings
  1. The Local shall hold a regular annual membership meeting for the purpose of receiving annual reports from the Local Officers, consideration of such business as may be required by these By-Laws and the holding of annual election of officers as required by these By-Laws.
  2. Regular monthly membership meetings may be held as determined by the Local Executive or by decision of the membership at the annual meeting.
  3. A special meeting of the membership may be called at the request of a majority of the Local Executive or shall be called at the written request of a majority of the membership with the time and place to be decided by the Local Executive, but in any event, shall be held within a period of thirty calendar days. A special meeting shall deal only with the matters for which it was called unless the members present agree by a two thirds (2/3) majority to consider other matters of an urgent or necessary nature.
  4. The Executive of the Local shall hold regular meetings for the proper conduct of the Local’s affairs.
  5. If the Local is divided into groups as provided in Section 3 (1) of this By-Law, regular meetings composed of the Local Officers and not more than four delegates from each group shall be held if requested by a majority of the groups. Such meetings may be held in lieu of the requirements of Section 5 (4).












Section 6
Local Officers

Executive

The Executive of the Local shall consist of the President, Vice President, Secretary, Treasurer, Health and Safety Coordinator, and Chief Shop Steward. By decision of the annual meeting, additional officers may be added to the Executive or the offices of Secretary and Treasurer may be combined. A majority of the Executive shall constitute a quorum for the conduct of business at any meeting of that body. In the event of a vacancy in any office, the vacancy shall be filled pro-tem by the remaining members of the Executive by appointment until a replacement can be elected by the membership.
Article 5
Réunions des Membres
  1. La section locale tiendra une assemblée annuelle régulière de ses membres afin d’y recevoir les rapports annuels des officier-ère-s d’une section locale, d’y considérer toute question relative aux exigences des présents Règlements et d’y tenir l’élection annuelle des officier-ère-s conformément aux exigences des présents Règlements.
  2. On peut tenir les réunions annuelles régulières des membres comme l’aura déterminé l’Exécutif d’une section locale ou conformément à la décision des membres à cet effet lors de l’assemblée annuelle.
  3. Une réunion spéciale des membres peut être tenue à la demande de la majorité des membres de l’Exécutif de la section locale ou bien sera tenue à la demande écrite de la majorité des membres de la section locale, l’Exécutif de la section locale devant décider du temps et du lieu de la tenue de la réunion, mais quoi qu’il en soit la réunion devra être tenue dans les trente jours civils de sa demande. Une réunion spéciale portera uniquement sur les questions qui ont fait l’objet de la demande de réunion à moins que les membres présents soient d’accord par une majorité des deux tiers (2/3) pour considérer d’autres questions à caractère urgent et nécessaire.
  4. L’Exécutif de la section locale tiendra des réunions régulières pour la bonne gouverne des affaires de la section locale.
  5. Si la section locale est subdivisée en groupes comme le prévoit l’article 3 (1) du présent Règlement, des réunions régulières, composées des officier-ère-s d’une section locale et de pas plus de quatre délégué-e-s en provenance de chaque groupe, seront tenues à la demande de la majorité des groupes. De telles réunions peuvent être tenues en remplacement des exigences du paragraphe (4) ci-dessus.


Article 6


Officiers-ières d’une section locale




L’Exécutif


L’Exécutif d’une section locale se composera du ou de la Président-e, du ou de la Vice-président-e, du ou de la Secrétaire, du Trésorier ou de la Trésorière, du Coordonnateur ou de la Coordonnatrice en santé et sécurité, et du ou de la Délégué-e syndical-e en chef. Des officiers-ières supplémentaires pourront s’ajouter à l’Exécutif ou bien l’on pourra combiner les fonctions du ou de la Secrétaire et du Trésorier ou de la Trésorière,   s’il en est décidé ainsi lors de l’assemblée annuelle. La majorité de l’Exécutif constituera un quorum pour la conduite des affaires de toute réunion de cette organisation. S’il arrive qu’un poste devienne vacant, cette vacance sera comblée, à titre temporaire et par nomination, par le reste des membres de l’Exécutif jusqu’à ce que les membres élisent un-e remplaçant-e.
Stewards

The number of stewards required shall be determined having regard to the plan of organization, distribution of members at the work place and the administrative procedure implied by the grievance procedure.
Délégué-e-s Syndicaux

Le nombre des délégué-e-s syndicaux nécessaires sera déterminé en fonction du plan d’organisation de la distribution des membres dans les lieux de travail et des dispositions administratives que requiert la procédure des griefs.
Section 7
Authority and Responsibility
  1. The Local shall have the power to deal with management representatives in the locality on matters affecting the interests of the membership. The Local shall also have the authority to initiate action on matters having broader effect than the interests of the Local membership by submission in writing to the National Executive or by resolution to the Triennial National Convention of the Union or by submission in writing to the Area Council of the PSAC, whichever is appropriate.
  2. The Local may designate one of the elected officers as a full-time officer of the Local and may employ a person or persons to assist in carrying out the work of the Local.
  3. The Local shall designate one of the elected officers to be responsible for the portfolio of health and safety for the Local.
  4. The Local may, with the approval of the National Executive, acquire such space and facilities as may be necessary for the conduct of the affairs of the Local.
  5. The Executive shall have the authority to establish any Committee they deem necessary for the conduct of Local business.
  6. The Local may adopt regulations for the conduct of the affairs of the Local whenever adequate provisions are not contained in these By-Laws. Such regulations shall not in any way conflict with the provisions of these By-Laws or the Constitution of the PSAC.
Article 7
Autorité et Responsabilité
  1. La section locale exercera le pouvoir de traiter avec les représentant-e-s de l’employeur de sa région relativement aux questions qui touchent les intérêts de ses membres. La section locale exercera également l’autorité d’être à l’origine de mesures concernant des questions dont les répercussions sont plus étendues que les intérêts des membres de la région, en faisant une présentation écrite à l’Exécutif national ou en présentant une résolution au Congrès national triennal du Syndicat ou bien en faisant une présentation écrite au Conseil régional de l’AFPC, selon ce qui convient le mieux.
  2. La section locale peut désigner l’un-e des officier-ère-s élu-e-s en tant qu’officier-ère à plein temps d’une section locale et peut employer une ou des personnes afin d’aider à accomplir le travail de la section locale.
  3. La section locale devra désigner l’un-e des officier-ère-s élu-e-s à être responsable du dossier de la santé et sécurité de la section locale.
  4. La section locale peut, sous réserve de l’approbation de l’Exécutif national, acquérir l’espace et les installations nécessaires à la conduite des affaires de la section locale.
  5. L’Exécutif exercera l’autorité d’établir tout Comité qu’il juge nécessaire à la conduite des affaires de la section locale.
  6. La section locale peut adopter des Règlements pour la conduite des affaires de la section locale lorsque des dispositions adéquates ne sont pas contenues dans les présents Règlements. De tels Règlements ne devront pas en aucun cas entrer en conflit avec les dispositions des présents Règlements ni avec la Constitution de l’AFPC.
Section 8
Duties of Officers
  1. The President shall preside at all executive, annual or special membership meetings. He/she shall ex officio be a member of any Local committee.
  2. The Vice President shall act at the request of or in the absence of the President and in the event of the resignation or incapacity of that officer shall assume the office of President until a replacement can be elected by a general membership meeting.
  3. The Secretary shall:
    1. keep an accurate account of proceedings of meetings of the Executive and membership meetings and following the close of each meeting shall prepare a report of the business transacted;
    2. be responsible for maintaining proper files of documents and all correspondence.
  4. The Treasurer shall:
    1. be responsible for the financial records of the Local;
    2. be responsible for the preparation and presentation of financial statement at membership and Executive meetings as required;
    3. collect all monies payable to the Local and deposit such funds in a financial institution approved by the Executive;
    4. be responsible for the disbursement of funds payable by the Local in settlement of its just debts.
  1. The Health and Safety Coordinator shall:
    1. receive the minutes of each workplace OSH committee in his/her Local and forward same to the National office of the Agriculture Union and the RVP in his/her region and insure that the minutes are posted at the worksites.
    2. insure that the Union Local has appointed OSH committee members to each OSH committee under its jurisdiction and/or OSH representatives in workplaces with less than the required number of employees as defined in the Canada Labour Code.
    3. be a contact person to receive and distribute information regarding health and safety issue(s).
  1. The Chief Shop Steward shall:
    1. be responsible for the Local’s shop steward network.
    2. maintain the Local’s membership lists.
    3. ensure that Stewards reach out and connect with members.
  2. The duties of officers enumerated in Section 8 (1) to (6) shall also apply to the officers of any group within the Local.
  3. Any officer of the Local, on vacating an office, shall deliver all documents, monies or other property of the Local to his successor.
Article 8
Fonction des Officiers-Officières
  1. Le ou la Président-e doit présider toutes les assemblées de son Exécutif ainsi que les assemblées annuelles et spéciales. Il est membre “ex officio” de tout comité de la section locale.
  2. Le ou la Vice-président-e devra agir en qualité de Président-e à la demande de ce dernier ou bien en son absence et, advenant la démission de cet officier ou cette officière ou bien l’incapacité de poursuivre son mandat, il ou elle devra assumer le mandat de Président-e jusqu’à ce qu’un-e remplaçant-e soit élu-e à une assemblée générale.
  3. Le ou la Secrétaire doit :
    1. conserver un compte rendu exact des délibérations des assemblées et rédiger un rapport des questions débattues;
    2. être responsable de maintenir les dossiers et de toute la correspondance.
  4. Le Trésorier ou la Trésorière doit :
    1. être responsable de toutes les finances de la section locale;
    2. être responsable de la préparation et de la présentation d’états financiers aux assemblées annuelles et de l’exécutif selon le besoin;
    3. percevoir toutes les sommes dues à la section locale et déposer des fonds dans un établissement financier approuvé par l’Exécutif; et
    4. être responsable du déboursé des fonds que doit la section locale en règlement de ses justes dettes.
  1. Le Coordonnateur ou  la Coordonnatrice en santé et sécurité
    1. reçoit le procès-verbal de chaque comité de la santé et sécurité au travail (SST) de sa section et l’envoie au Bureau national du Syndicat de l’Agriculture et au VPR de sa région, et s’assure que ledit procès-verbal est affiché sur les lieux de travail;
    2. garantit que la section locale du Syndicat a nommé un(e) représentant(e) à chaque comité au travail qui relève de sa compétence; et
    3. agit en qualité de personne-contact pour recevoir et diffuser de l’information concernant les questions de santé et de sécurité.
  1. Le Délégué syndical ou la Déléguée syndicale en chef doit:
    1. être responsable du réseau des délégués syndicaux de la Section locale.
    2. maintenir des listes de membres de la Section locale.
    3. s'assurer que les délégués syndicaux se mettent en rapport avec les membres.
  2. Les fonctions énumérées aux paragraphes (1) à (6) du Titre 8 sont applicables à tout officier-officière de groupe d’une section locale.
  3. A l’expiration de leur mandat respectif, tous les officiers-officières de la section locale devront remettre à leurs successeurs, tous les documents, fonds et autres bien de la section locale.
Section 9
Election of Officers
  1. Election of officers shall take place at the annual meeting.
  2. A Nominations Committee should be appointed by the Executive prior to the annual meeting and the Chairperson of such Committee may appoint such assistants as necessary. The Chairperson of the Nominations Committee shall normally conduct the election of officers.
  3. Unless otherwise decided by an annual meeting all elections shall be for a term of one year. This shall not preclude an officer from being elected for a second or subsequent term of office.
  4. Stewards shall be elected by the members in the unit concerned or appointed by the Chief Steward and shall hold office for an indeterminate period.  At any time, 50% plus 1 of the members represented by a Steward may revoke the mandate of the Steward and elect a replacement in accordance with these By-Laws.
  5. The election of the President, Vice President, Secretary, Treasurer, Health and Safety Coordinator, and Chief Shop Steward shall proceed in that order.
  6. The nominator of a candidate for office or in his/her stead the seconder of the nomination and the nominee may each be permitted to speak for not more than three minutes on the nominee’s competence.
  7. All elections shall be by secret ballot and decided by a majority of the votes cast.
  8. In the event of more than two candidates for office, the candidate receiving the fewest number of votes shall be dropped from the ballot whenever a majority of the votes cast is not accorded to any candidate. This procedure shall continue on each succeeding ballot for the position until a candidate receives a majority.
  9. Nominees for executive office must be in attendance at the time of election or have signified their intention in writing.
  10. All officers shall take office at the end of the meeting at which they are elected.
  11. The oath of office shall be administered to all officers immediately taking office.
  12. This section shall also apply to the election of group officers which shall take place at their annual meeting.
Article 9  
Élection des Officiers-officières
  1. L’élection des officiers-officières se tiendra lors de l’assemblée annuelle.
  2. L’Exécutif devrait désigner un Comité des nominations antérieurement à l’assemblée annuelle et le ou la Président-e d’un tel Comité peut nommer des adjoint-e-s selon le besoin. Le ou la Président-e du Comité des nominations dirigera normalement l’élection des officiers-officières.
  3. À moins qu’il n’en soit décidé autrement lors de l’assemblée annuelle, toutes les élections comporteront un mandat d’un an. Cette disposition n’empêchera aucunement qu’un officier-officière soit élu-e à un second mandat ou, subséquemment, à plusieurs mandats.
  4. Les membres de l’unité concernée éliront les délégué-e-s syndicaux ou nommé-e-s par le  Délégué ou la Déléguée syndical-e en chef et ceux-ci ou celles-ci assumeront leur mandat pour une période indéterminée. A n’importe quel moment 50% plus 1 des membres que représente un-e délégué-e syndical-e peuvent révoquer le mandat de celui-ci et élire un-e remplaçant-e conformément aux présents Règlements.
  5. L’élection à la Présidence, à la Vice-présidence, au Secrétariat, à la Trésorerie, au  Coordonnateur ou à la Coordonnatrice en santé et sécurité, et / ou au ou à la Délégué-e syndical-e en chef se fera dans l’ordre mentionné.
  6. Le proposeur d’un ou d’une candidat-e, en son lieu, celui ou celle qui appuie la candidature, ainsi que le ou la candidat-e lui-même ou elle-même pourront chacun-e parler durant au plus trois minutes pour exposer la compétence du ou de la candidat-e.
  7. Toutes les élections se feront au scrutin secret et seront décidées à la simple majorité.
  8. S’il y a plus de deux candidat-e-s à un poste, celui-celle qui réunira le moins de suffrages sera radié du bulletin chaque fois qu’il n’y aura pas majorité absolue de suffrages en faveur d’un-e candidat-e. Cette méthode sera suivie à chaque tour subséquent de scrutin pour le poste jusqu’à ce qu’un-e candidat-e obtienne la majorité nécessaire.
  9. Les candidat-e-s aux postes exécutifs doivent être présent-e-s au moment des élections ou en avoir signifié-e leur intention par écrit.
  10. Tous les officiers-officières entreront en charge à la fin de l’assemblée au cours de laquelle ils ou elles ont été élu-e-s,
  11. Tous les officiers-officières prêteront le serment d’office immédiatement avant d’entrer en charge.
  12.  Le présent article s’appliquera également à l’élection des officiers-officières de groupe qui aura lieu lors de leur assemblée annuelle.
Section 10
Finances
  1. Three members of the Local Executive shall be designated as signing officers, two of whom shall sign all cheques. No disbursements shall be made without authorization by a membership meeting unless such disbursements are within budgetary limits or in accordance with financial guidelines established at a membership meeting.
  2. The Treasurer shall submit a financial statement to all regular meetings of the Local.
  3. The Treasurer shall submit to the Administrative Officer of the Union an audited annual financial statement before March 1st of each year. This must be audited and signed by at least two local members. These members shall not be signing officers of the local.
  4. The fiscal year of the Local may end between October 31st and January 31st.
  5. All financial records of the Local shall be maintained in an approved manner as advised by the National Executive of the Union.
  6. All financial records of the Local shall be retained for the legal period prescribed by the Income Tax Act.
  7. The Local shall not enter into any financial contractual understanding or agreement without prior approval of the National Executive of the Union.
Article 10
Finances
  1. Trois membres de l’Exécutif de la section locale seront désignés à titre d’officiers-officières signataires; deux d’entre ceux-ci ou celles-la devront signer tous les chèques. On ne fera aucun déboursé sans en avoir reçu l’approbation lors d’une réunion des membres à moins que de tels déboursés tombent dans les limites budgétaires ou soient conformes aux lignes directrices financières établies lors d’une réunion des membres.
  2. Le trésorier ou la trésorière soumettra un état financier à toutes les assemblées régulières de la section locale.
  3. Le(La) trésorier(ère) remet à l’agent(e) d’administration du Syndicat un état financier vérifié annuel au plus tard le 1er mars de chaque année. Ledit document est vérifié et signé par au moins deux membres de la section locale, lesquels n’en sont pas les fondés de pouvoir.
  4. L’exercice financier de la section locale se terminera entre le 31 octobre et le 31 janvier.
  5. Tous les registres financiers de la section locale seront conservés d’une manière approuvée par le Secrétaire-trésorier ou de la Secrétaire-trésorière du Syndicat.
  6. Tous les registres financiers de la section locale doivent être conservés pour la période prescrite par la Loi de l’impôt sur le revenu.
  7. La section locale ne pourra conclure d’entente financière ou contractuelle avant d’en avoir reçu l’approbation de l’Exécutif national du Syndicat.










Regulation 1 - rescinded
Membership Benefit Fund
Adopted by the Local Officers of Local 70155 on October 4, 2012.

 Purpose
  1. The Membership Benefit Fund may be used for local membership loans and grants and charitable donations.

PSAC NCR Council Membership Benefit Fund
  1. In order to ensure that the members of Local 70155 have access to the PSAC NCR Council Membership Benefit Fund Local 70155 will donate on an annual basis $1.00 (one dollar) per member based on total Local membership as of the beginning of the fiscal year providing that the financial resources are available.
  2. It is the policy of Local 70155 that its members in good standing requesting a loan or grant be first referred directly to the PSAC NCR Council Membership Benefit Fund.
  3. If the PSAC NCR Council Membership Benefit Fund is unable to provide a loan or grant to the member, the Local Officers will then take into consideration the member’s request, provided the request is made in writing and addressed to the Local.


Membership Loans and Grants - Request and Approval Process
  1. The PSAC NCR Council Membership Benefit Fund application form may be used for the Local 70155 Membership Benefit Fund loan and grant application process.
  2. All requests for a loan or grant shall be subject to the review of the Local’s Finance Committee.
  3. The Finance Committee when considering a request for a loan or grant shall take into consideration both the current state of the Local’s finances along with the member’s circumstances and ability to repay a loan.
  4. If a loan or grant request is approved by the Finance Committee, the Finance Committee shall recommend to the Local Officers the issuance of the loan or the grant.
  5. A loan or grant shall be provided upon a two-thirds majority vote by the Local Officers at a regular meeting of the executive committee.
  6. If a loan or grant request is denied by the Finance Committee, the Finance Committee shall state its reasons for the denial, in writing, to the requesting member and provide a copy to the Local Officers at a regular meeting of the executive committee.
  7. At no time shall the local have more than $ 2 000 in outstanding loans to its members.
  8. During any and each fiscal year, the Local shall not approve any single grant in excess of $ 250, or total grants in excess of $ 500 .


Charitable Donations - Request and Approval Process
  1. All requests relating to requests for charitable donations shall be subject to the review of the Local’s Finance Committee.
  2. The Finance Committee shall take into consideration both the current state of the Local’s finances along with the merits of the request.
  3. The Finance Committee will provide the Local Officers with its recommendations regarding the approval or rejections of the charitable donation request.
  4. A charitable donation request that has been recommended by the Finance Committee shall be granted upon a two-thirds majority vote by the Local Officers at a regular meeting of the executive committee.
  5. During any and each fiscal year, the Local shall not approve any single charitable donation in excess of $ 250, or total donations in excess of $ 500.
  6. Contributions to the PSAC NCR Council Membership Benefit Fund are above and beyond any and all of the Local’s donations towards either of the aforementioned maximum amount for single charitable donations and the amount of total donations.
Privacy and Confidentiality
  1. No member shall ever be embarrassed nor caused to become embarrassed in their time of need.  As such, there shall be no undue communication of the name of the loan or grant applicant.  Notwithstanding the above, the name of the applicant is required to determine the validity of any request for a loan or grant.


 Regulation 2
Official Delegates, Alternates and Observers to Conventions, Seminars and Councils
Adopted by the Local Officers of Local 70155 on June 17, 2013.



Local membership appoints delegates, alternates and observers
1. At each Annual General Meeting (AGM) of the Local the membership shall appoint the official delegates, alternates and observers (as the case may require) who shall be deemed qualified to represent the Local at:

a)    the PSAC Triennial Convention,
b)    the Agriculture Union Triennial Convention,
c)    one of the Ontario or the Québec Agriculture Union Regional Seminar,
d)    the PSAC NCR Regional Council,
e)    the Conseil régional d'action politique de l'Outaouais (CRAPO),
f)     the Ottawa Area Council (OAC), 
g)    the Ottawa and District Labour Council (ODLC)
h)    the Conseil régional FTQ-Outaouais, and
i)     1 PA member and 1 EB member to the PSAC collective bargaining conference.





2. Where the membership did not or would not make such appointments or where the appointed person or persons are no longer able to attend, the Local Executive shall nominate replacements at their sole discretion.


3. Where an event is primarily informational or educational and is also aligned to the identified roles and responsibilities of a specific Local Officers then that member of the Local Executive shall be deemed to be the official Local representative participant for that event. For example, the OSH Coordinator could be deemed to be the delegate to an OSH convention.


4. The Secretary shall maintain the lists of the appointed delegates, alternates and observers.



Alternates
5. Alternate delegates shall attend the above conventions, seminars and councils in place of any appointed delegates who cannot attend.



Additional Observers
6. Additional observers may be appointed as and if needed at the discretion of the Local Executive. Observers have no voice, that is they do not participate in debate or vote at the meetings indicated above. As required, the Local will supplement authorized expenses incurred by delegates, alternates and observers where funding or reimbursement by the Agriculture Union or the PSAC NCR falls short, e.g., registration costs, parking, meal allowances, salary loss replacement, etc.



Reports
7. All participants regardless of status shall submit a written report within two weeks of the end of the meetings indicated above as per guidelines established by the Local Executive.

Règlement 1 - annulé
Fonds d'aide financière aux membres
Adoptée le 4 octobre 2012 par les officiers locaux de la Section locale 70155.

 Objectif
  1. Le Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN peut être utilisé pour venir en aide aux membres locaux sous forme de prêt, de subvention, ou de don de charité.

 Fonds d'aide financière aux membres du Conseil de la RCN
  1. Afin d’assurer l’accès au Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN de l’AFPC par les membres de la Section locale 70155, et selon la disponibilité de ses ressources, la Section locale 70155 s’engage à faire un don annuel d’un dollar par membre basé sur la membriété à compter du début de l’année financière.
  2. La politique de la Section locale 70155 dicte que, si un membre en règle demande un prêt ou une subvention, celui-ci doit être renvoyé directement au Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN de l’AFPC.
  3. Advenant l’impossibilité du Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN de l’AFPC de subvenir aux besoins financiers du membre, les officiers locaux examineront la demande du membre à condition que cette dernière soit présentée à la Section locale par écrit.

 Prêts et subventions à la membriété – Processus de demande et d’approbation
  1. Le formulaire de demande du Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN de l’AFPC peut être employé pour les demandes de prêts et de subventions auprès du Fonds d’aide financière aux membres de la Section locale 70155.
  2. Toute demande de prêt ou de subvention fera l’objet d’un examen par le Comité des finances de la Section locale.
  3. Lorsque le Comité des finances étudie une demande de prêt ou de subvention, il doit tenir compte de l’état financier de la Section locale ainsi que des circonstances du membre et sa capacité de rembourser un prêt.
  4. Si le Comité des finances approuve une demande de prêt ou de subvention, il recommandera aux officiers locaux d’octroyer le prêt ou la subvention.
  5. Avant d’octroyer un prêt ou une subvention, le comité exécutif doit recevoir, lors d’une réunion ordinaire, une majorité des deux tiers des voix des officiers locaux.
  6. Advenant le refus d’un prêt ou d’une subvention par le Comité des finances, ce dernier doit faire état de ses raisons pour le refus, par écrit à l’intention du membre requérant, et d’en fournir une copie aux officiers locaux lors d’une rencontre ordinaire du Comité exécutif.
  7. La Section locale ne doit en aucun temps avoir plus de 2 000 $ d’encours de prêts à ses membres.
  8. La Section locale n’approuvera aucune subvention unique supérieure à 250 $ ou un total de subventions supérieures à 500 $, et ce, durant une ou chaque année financière.

 Dons de charité - Processus de demande et d’approbation
  1. Toute demande de don de charité fera l’objet d’un examen par le Comité des finances de la Section locale.
  2. Le Comité des finances doit tenir compte de l’état financier actuel de la Section locale ainsi que du bien-fondé de la demande.
  3. Le Comité des finances formulera aux officiers locaux sa recommandation quant à l’approbation ou au refus de la demande de don de charité.
  4. Avant d’octroyer un don de charité recommandé par le Comité des finances, le comité exécutif doit, lors d’une réunion ordinaire, obtenir une majorité des deux tiers des voix des officiers locaux.
  5. La Section locale n’approuvera aucun don de charité unique supérieur à 250 $ ou un total de dons supérieurs à 500 $, et ce, durant une ou chaque année financière.
  6. Les contributions au Fonds d’aide financière aux membres du Conseil de la RCN de l’AFPC dépassent tous et chacun des dons de la Section locale envers l’une ou l’autre des marges maximales pour un don de charité unique et le montant total des dons susmentionnés.

 Respect de la vie privée et confidentialité
  1. Un membre ne doit jamais être gêné ni être rendu à devenir gêné lorsqu’il est dans le besoin. De ce fait, le nom du prêt ou de la subvention, ni de son requérant, ne seront communiqués indûment. Nonobstant ce qui précède, le nom du requérant est nécessaire afin de déterminer la validité de toute demande de prêt ou de subvention.


 Règlement 2
Délégués officiels, suppléants et observateurs aux congrès, colloques et conseils
Adoptée le 17 juin 2013 par les officiers locaux de la Section locale 70155.

Les délégués, suppléants et observateurs sont nommés par la membres de la Section locale.
1. Lors de chaque Assemblée générale annuelle (AGA) de la Section locale, les membres nommeront les délégués officiels, les suppléants et observateurs (selon le cas) qui seront jugés habiles à représenter la Section locale :

a)  au Congrès triennal de l’AFPC,
b)  au Congrès triennal du Syndicat de l’Agriculture,
c)  à un ou l’autre des Colloques régionaux du Syndicat de l’Agriculture de l’Ontario ou du Québec,
d)  au Conseil régional de la RCN de l’AFPC,
e)  au Conseil régional d'action politique de l'Outaouais (CRAPO),
f)   à l'Ottawa Area Council (OAC),
g)   à l'Ottawa and District Labour Council (ODLC),
h)   au Conseil régional FTQ-Outaouais, et
i)    1 membre du groupe PA et 1 membre du group EB à la conférence sur la négociation collective.

2. Advenant l’impossibilité ou le refus des membres de procéder à ces nominations ou lorsque la ou les personnes nommées ne sont plus disponibles, les officiers de la Section locale, à leur discrétion exclusive, se chargeront de nommer des remplaçants.

3. Lorsqu’un événement est principalement axé sur l’information ou l’éducation, et est également centré sur les rôles et responsabilités d’un officier local particulier, ce membre de l'exécutif de la Section locale sera considéré comme le représentant officiel de la Section locale pour cet événement.  Par exemple, à un Congrès de santé et sécurité au travail (SST), le coordonnateur de la SST sera considéré comme le délégué officiel.

4. Le secrétaire se chargera de tenir les listes de délégués nommés, de suppléants et d’observateurs.

Suppléants
5. Lorsque les délégués nommés ne sont pas disponibles, les délégués suppléants assisteront aux congrès, colloques et conseils ci-haut mentionnés.

Observateurs additionnels
6. Des observateurs additionnels peuvent être nommés au besoin et à la discrétion des officiers de la Section locale.  Les observateurs sont sans voix, c’est-à-dire qu’ils ne participent à aucun débat et n’ont pas le droit de vote lors des rencontres ci-haut mentionnées.  Au besoin, la Section locale complètera les dépenses autorisées subies par les délégués, les suppléants et les observateurs lorsque l’allocation ou le remboursement des frais par le Syndicat de l’Agriculture ou l’AFPC de la RCN sont insuffisants : p. ex., frais d’inscription, stationnement, indemnité de repas, perte de salaire, etc.

Rapports
7. Tout participant, sans égard à son statut, doit remettre un rapport écrit dans les deux semaines suivant toute rencontre ci-haut mentionnée, et ce, conformément aux lignes directrices établies par l'exécutif de la Section locale.
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